Så planerar du bemanning efter säsong och orderingång

Utgå från säsongsvågor och orderingång – inte fasta scheman

Säsongsturism ger ojämna flöden: vissa veckor är extremt intensiva, medan veckorna före och efter är lugnare. Det kräver en bemanningsstrategi som är både proaktiv och flexibel, enligt Extraskift.

Ett stelt schema kan leda till överbemanning i lugna perioder eller personalbrist när bokningarna kommer. Extraskift rekommenderar att identifiera ett bottenscenario (minsta antal gäster) och ett toppscenario, och planera en styrka som kan skalas upp och ned däremellan.

Starta rekryteringen tidigare än du tror behövs. Extrapersonal med rätt erfarenhet – servitörer, receptionister, guidepersonal, bartenders – bokas snabbt upp under högsäsong. Väntar du för länge riskerar du att stå utan alternativ, enligt Extraskift. Branschens arbetsmarknad har stabiliserats efter pandemin: 2021 fick TSL in nästan 90 procent färre anmälda uppsagda från hotell- och restaurangbranschen än året innan, enligt Hotellrevyn.

Kartlägg toppar, bottnar och orderhistorik

Analysera förra säsongens mönster: vilka veckor och dagar hade högst tryck? Enligt Extraskift är det ett konkret första steg. Historiska beläggnings- och försäljningsdata visar återkommande toppar och bottnar.

Använd aktuellt boknings- och orderläge för att tidigt förutse var mellan botten- och toppnivåerna du hamnar. Det ger ramarna för bemanningen, enligt Extraskift.

Bygg grundbemanningen och komplettera med extravakter när bokningsläget klarnar. Det är Extraskifts råd för att undvika att låsa schemat för tidigt.

Bygg en kärntrupp och en flexpool

Boka kärntruppen tidigt – ett av Extraskifts konkreta råd. Den bör bestå av personal med rätt erfarenhet och kännedom om verksamhetens rutiner. Komplettera med en pool av extrapersonal som kan aktiveras när orderingången ökar.

Var tydlig med förväntade arbetstider. Extraskift lyfter att extrapersonal som vet vad som väntar är mer pålitlig. Ge besked om preliminära perioder, eventuella ändringar och hur snabbt de kan kallas in.

Ha en backup-plan för plötsliga sjukdomsfall eller oväntade gästtoppar: några i flexpoolen kan stå standby, personal kan byta pass eller du kan ha avtal med bemanningsföretag. Tänk på arbetstidslagen – den reglerar hur mycket man får arbeta per dygn, vecka och år, och kollektivavtal kan ersätta delar av lagen. Sanktionsavgifter kan tas ut vid överträdelser av bestämmelserna om ordinarie arbetstid (Arbetsmiljöverket). Om anställningen ska upphöra före överenskommen tid gäller enligt Gröna Riksavtalet en uppsägningstid om 14 dagar för både arbetsgivare och anställd. Unionen har en checklista inför arbetslöshet, med steg som att meddela sin rätt till återanställning och begära tjänstgöringsbetyg.

Arbetslöshetsstöd och rättigheter enligt Unionen

Matcha roller, kompetens och kostnad mot belastningen

Definiera vilka roller och erfarenhetsnivåer som krävs i olika lägen. Enligt Elevate Jobs påverkas kostnaden av säsong, roll och uppdragets längd. Under högsäsong ökar efterfrågan i turistregioner, fjällområden och kuststäder, och konkurrensen om kvalificerade kockar hårdnar – det driver upp både löner och bemanningspriser. Priserna är därför ofta högre under sommaren och vintern än under vår och höst.

Kompetensnivån styr kostnaden. En kökschef ligger på annan prisnivå än en souschef, och en erfaren linjekock med flera års dokumenterad erfarenhet har ett annat pris än en köksassistent. Elevate Jobs rekommenderar att tydligt definiera roll, periodlängd och erfarenhetsnivå. Ett riktvärde: en erfaren linjekock med minst fem års erfarenhet kostar från cirka 375 SEK per timme, inklusive alla arbetsgivaravgifter och administration.

Bemanningsföretag kan ge flexibilitet utan att verksamheten bär fullt arbetsgivaransvar. Enligt Elevate Jobs hanterar bemanningsföretaget löner, skatter, sociala avgifter, försäkringar och administration. Långsiktiga samarbeten och personaluthyrning året runt, inte bara under högsäsong, ger stabilare priser; vid längre uppdrag kan totalpriset närma sig kostnaden för direktanställning. Se upp med orealistiskt låga priser: Elevate Jobs varnar för att skatter inte betalas korrekt, att arbetsrättsliga regler inte följs eller att migrationsregler kringgås – det kan ge juridiska och ekonomiska problem även för restaurangen, eftersom verksamheten är medansvarig. Bland bemanningsaktörer finns exempelvis ERSH, som matchar restauranger och kockar i hela Sverige, och Workforce Bemanning, som hjälper restauranger med rekrytering och bemanning.

Direktanställning vs. bemanningsföretag – fördelar och nackdelar

Onboarding som gör extravakter trygga och gästredo

Tillräckligt många händer räcker inte. Enligt Extraskift ger stressad personal, personal som är outbildad i verksamhetens rutiner eller osäker på sina arbetsuppgifter sämre service – oavsett hur många de är. Lägg därför tid på kortfattad onboarding även för extrapersonal.

Gå igenom era vanligaste gästsituationer, betalningsrutiner och hur ni hanterar klagomål. Det är konkreta moment som Extraskift lyfter.

En onboardingchecklista kan omfatta var personalen hittar rutiner, vem de frågar vid osäkerhet, hur kassa- och betalsystem fungerar samt hur de larmar vid klagomål eller incidenter. Håll genomgången kort och återkommande, särskilt inför varje ny säsongstopp.

Onboarding-checklista för extrapersonal

Följ upp orderingången och justera bemanningen löpande

Arbeta med rullande prognoser: följ boknings- och orderläget vecka för vecka och jämför mot bottenscenario och toppscenario. Justera bemanningen löpande i stället för att låsa schemat för hela säsongen.

Följ upp både service och kostnad. Mät beläggning per pass, gästnöjdhet och hur ofta extra personal behöver kallas in. Justera bemanningsplanen inför nästa säsong utifrån vad som fungerade.