Så gör du en kompetensinventering i ett svenskt bolag

Knyt inventeringen till företagets kompetensförsörjning

Ta utgångspunkt i vilka uppgifter och ansvar verksamheten ska klara framåt, inte bara i dagens bemanning. En inventering som startar i verksamhetsplanen, investeringar och förändrade kundkrav fångar vilken kompetens som blir kritisk. Tillväxtverket beskriver att företagens kompetensförsörjning ofta kopplas till krav på det formella utbildningssystemet och nämner Näringsdepartementets strategi som exempel. Formella utbildningskrav är alltså en del av bilden, men inventeringen måste också fånga kompetens som byggts upp i arbetet.

Knyt inventeringen till strategisk kompetensförsörjning genom att jämföra dagens kompetens med kraven som följer av verksamhetens mål. Resultatet blir då underlag för beslut om vilka kompetensgap som behöver åtgärdas. En inventering som bara listar befintliga meriter svarar inte på om företaget klarar kommande uppdrag.

Kartlägg företagets kompetenser med kompetensmatris

Verksamt.se, myndigheternas guide för företagare, har en sida om kompetensinventering och kompetensmatris. I en kompetensmatris står medarbetarna i ena dimensionen och kompetensområdena i den andra. Områdena kan täcka yrkeskunnande, utbildning, certifieringar, erfarenhet av specifika processer eller system samt språk. Bedöm nivån för varje kombination, till exempel nybörjare, van, självständig eller expert.

Matrisen visar var kompetensen är koncentrerad till få personer, var den överlappar och var täckning saknas. Använd den som underlag när ni fördelar arbetsuppgifter, planerar vikariat och prioriterar utbildning. Uppdatera bedömningarna när medarbetare byter roll eller nya arbetsuppgifter införs.

Fördelar och nackdelar med intern kompetensinventering

Låt varje medarbetare beskriva sin kompetens i en profil

Arbetsförmedlingens tjänst för kompetensprofil är ett praktiskt exempel på struktur: där fyller man i sin kompetens och erfarenhet, och när uppgifterna publiceras blir det lättare för arbetsgivare att ta kontakt. Du behöver inte vara inskriven som arbetssökande för att skapa en profil. För svenska medborgare eller EU/EES-medborgare skapas profilen med e-legitimation, till exempel mobilt bank-id. För den som söker asyl eller är ny i Sverige behövs en e-postadress och inloggning sker med användarnamn och lösenord.

Använd samma princip internt: låt varje medarbetare fylla i en kompetensprofil med fasta fält för utbildning, tidigare roller, certifieringar, systemvana, språk och särskilda erfarenheter. Be om konkreta exempel på vad personen har genomfört, inte bara vilka kurser som genomförts. Gör profilerna sökbara internt så att rätt kompetens hittas vid projektstart, kundförfrågan eller tillfällig frånvaro.

Validera kompetensen när den är svårbedömd

Validering är användbart när en medarbetares reella kompetens inte syns i betyg eller intyg, eller när ni behöver bekräfta yrkeskunnande inför en ny roll. Enligt verksamt.se kan validering göras av till exempel yrkeshögskolor eller Arbetsförmedlingen, som upphandlar valideringstjänster för olika bristyrken.

Kontakta en yrkeshögskola eller Arbetsförmedlingen för att höra vilka valideringstjänster som finns inom det aktuella yrkesområdet. Ett valideringsresultat kan användas som underlag i kompetensmatrisen och avgöra om gapet ska lösas med utbildning, validering eller rekrytering.

Inventera kompetens inom arbetsmiljö och hälsa

Företagshälsovården ska bidra till att förebygga ohälsa, främja hälsa och skapa goda och säkra arbetsplatser för anställda i både offentlig och privat sektor. Tillgången till företagshälsovård regleras i arbetsmiljölagen samt i föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och om organisatoriska och sociala frågor, enligt Arbetsmiljöverkets rapport om riktlinjer för evidensbaserad praktik inom företagshälsovården.

Branschorganisationen Sveriges Företagshälsor, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer och Försäkringskassan har utvecklat kvalitetskrav för företagshälsovården. För att uppfylla kraven behöver företagshälsovårdens personal ha bred kompetens och använda evidensbaserade metoder i samarbeten med företag och organisationer.

Enheten för interventions- och implementeringsforskning inom arbetshälsa vid Karolinska Institutet har tagit fram fem evidensbaserade riktlinjer för företagshälsovården: psykisk ohälsa på arbetsplatsen, hälsoundersökningar via arbetsplatsen, alkoholproblem på arbetsplatsen, exponeringsmätning vid hörselskadligt buller och ländryggsbesvär. Till fyra av riktlinjerna finns arbetshälsoekonomiska verktyg.

Undersökningar visar att ungefär 60 procent av den arbetande befolkningen har tillgång till företagshälsovård, med lägre siffror för exempelvis unga personer och personer med osäkra anställningar i svenskt arbetsliv. Om inventeringen visar behov inom psykisk ohälsa, hälsoundersökningar, alkoholproblem, buller eller ländrygg behöver ni kontrollera att företagshälsovården har den breda kompetens och de evidensbaserade metoder som kvalitetskraven förutsätter.

Koppla kompetensen till risker, ansvar och dokumentation

I byggbranschen blir arbetsmiljöfrågorna alltmer komplexa när nya regler och högre krav införs, enligt kompetensutveckla.se. Där beskrivs att artikeln svarar på hur Arbetsmiljöverket formar arbetsmiljöarbetet och vilka konkreta ansvarsfördelningar och arbetsrutiner som krävs för att risken för olyckor ska minska redan från projektstart.

Enligt samma genomgång införs från januari 2025 skärpta krav för byggbranschen, bland annat tidig riskidentifiering och obligatorisk dokumentation. Tydlig ansvarsfördelning mellan aktörer som byggherrar, BAS-P och BAS-U är avgörande för arbetsmiljö och säkerhet. Arbetsmiljöverket utför både föranmälda och oanmälda inspektioner, där sanktionsavgifter kan utdelas vid brister.

Inventeringen bör därför visa vem eller vilka som har kompetens för tidig riskidentifiering, hur ansvaret är fördelat mellan roller och hur dokumentationen hålls komplett. Om matrisen visar att kompetensen är samlad hos en person eller saknas helt blir det en risk i sig som behöver åtgärdas.

Gör gapen till en handlingsplan för kompetensutveckling

Prioritera utifrån verksamhetens behov och bristens konsekvenser när inventeringen visar ett gap. Åtgärderna kan vara utbildning, validering, rekrytering, omplacering eller att fördela arbetsuppgifterna annorlunda. Sätt en ansvarig och en tidpunkt för varje åtgärd.

Om gapet gäller kompetens som saknar formellt bevis, se avsnittet om validering. Saknas kompetensen helt behöver åtgärden planeras med längre tidshorisont.

Följ upp handlingsplanen mot samma kompetensområden som i matrisen. Då syns om åtgärden har stängt gapet eller om det kvarstår.

Följ upp och uppdatera inventeringen löpande

Vinnova beskriver kontinuerlig kompetensutveckling under yrkeslivet och ger exempel på att Skolverket haft nytta av delkvalifikationer för utbildning på gymnasienivå och att handelslärare har fått kompetensutveckling.

Uppdatera inventeringen när verksamheten förändras, när medarbetare byter roller, när nya krav eller uppgifter införs och vid medarbetarsamtal. Utse en person som ansvarar för att hålla kompetensmatrisen och profilerna aktuella.